Trong bối cảnh hoạt động kinh doanh ngày càng phức tạp, thu hồi nợ cuối năm trở thành một trong những ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, có Những Sai Lầm Phổ Biến Khiến Doanh Nghiệp Thất Bại Trong Thu Hồi Nợ Cuối Năm. Các sai lầm khi thu hồi nợ cuối năm không chỉ khiến doanh nghiệp mất vốn mà còn dẫn đến tranh chấp pháp lý, tổn hại uy tín và mất các cơ hội hợp tác. Để giúp doanh nghiệp nhìn nhận rõ hơn những sai lầm phổ biến khiến doanh nghiệp thất bại trong thu hồi nợ cuối năm, bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn đọc góc nhìn toàn diện, sâu sắc về các nguyên nhân, hậu quả và hướng khắc phục, trên cơ sở quy định pháp luật Việt Nam hiện hành.
Nhu cầu thu hồi nợ cuối năm của doanh nghiệp
Cuối năm là thời điểm doanh nghiệp chịu áp lực lớn về tài chính khi phải chi trả lương, thưởng Tết, thuế và chuẩn bị nguồn vốn cho năm mới. Vì vậy, thu hồi nợ cuối năm trở thành nhu cầu cấp bách nhằm đảm bảo dòng tiền ổn định và duy trì hoạt động sản xuất, kinh doanh liên tục. Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn do khách hàng chậm thanh toán, nợ kéo dài hoặc cố tình trì hoãn nghĩa vụ. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến khả năng thanh khoản mà còn làm gián đoạn kế hoạch đầu tư và gây áp lực lên toàn bộ hệ thống tài chính. Việc xây dựng chiến lược thu hồi nợ cuối năm hiệu quả, có quy trình rõ ràng và tuân thủ pháp luật, giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt công nợ, giảm rủi ro tranh chấp, bảo vệ uy tín và duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài. Đây chính là bước then chốt để doanh nghiệp bước vào năm mới với nền tảng tài chính vững vàng và chủ động hơn.
Những Sai Lầm Phổ Biến Khiến Doanh Nghiệp Thất Bại Trong Thu Hồi Nợ Cuối Năm
Thiếu chứng cứ khi thu hồi nợ cuối năm
Một trong Những Sai Lầm Phổ Biến Khiến Doanh Nghiệp Thất Bại Trong Thu Hồi Nợ Cuối Năm là tiến hành thu hồi nợ khi chưa chuẩn bị đầy đủ chứng cứ chứng minh nghĩa vụ thanh toán của bên nợ. Nhiều doanh nghiệp chỉ dựa trên thỏa thuận miệng, biên bản giao hàng hoặc email trao đổi, trong khi không có hợp đồng, hóa đơn, chứng từ giao nhận hoặc biên bản xác nhận công nợ văn bản khác có giá trị tương tự được ký kết hợp lệ. Điều này khiến quá trình thu hồi nợ cuối năm trở nên bị động, thiếu cơ sở để yêu cầu thanh toán hoặc khởi kiện (nếu có) và làm giảm vị thế thương lượng của doanh nghiệp trong quá trình đàm phán với bên nợ.
Để việc thu hồi nợ cuối năm được tiến hành hiệu quả và đúng luật, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ công nợ bao gồm: hợp đồng mua bán, phụ lục hợp đồng, hóa đơn giá trị gia tăng, chứng từ giao nhận hàng hóa, biên bản nghiệm thu, thư yêu cầu thanh toán, biên bản đối chiếu công nợ và các văn bản xác nhận có chữ ký, con dấu hợp pháp của hai bên. Trong trường hợp hồ sơ bị thiếu hoặc không nhất quán, doanh nghiệp nên lập biên bản xác nhận nợ bổ sung, nêu rõ số tiền còn nợ, thời hạn và lý do chưa thanh toán, đồng thời yêu cầu bên nợ ký xác nhận. Đây không chỉ là chứng cứ pháp lý quan trọng nếu vụ việc phải chuyển sang giai đoạn khởi kiện, mà còn là cơ sở thương lượng đáng tin cậy trong trường hợp doanh nghiệp lựa chọn giải pháp thu hồi nợ bằng thương lượng.
Áp dụng biện pháp thu hồi nợ trái quy định pháp luật
Một trong Những Sai Lầm Phổ Biến khác Khiến Doanh Nghiệp Thất Bại Trong Thu Hồi Nợ Cuối Năm là sử dụng biện pháp thu hồi nợ trái pháp luật, chẳng hạn như đăng tải thông tin của bên nợ, gây sức ép tinh thần hoặc đe dọa bên nợ. Mặc dù mục tiêu của doanh nghiệp là nhanh chóng thu hồi nợ nhưng các hành vi này là hành vi vi phạm pháp luật[1] . Việc doanh nghiệp áp dụng biện pháp thu hồi không đúng luật không chỉ khiến việc thu hồi nợ thất bại mà còn có thể làm tổn hại nghiêm trọng đến uy tín của doanh nghiệp. Do đó, để tránh những sai lầm phổ biến trong thu hồi nợ, doanh nghiệp nên tuân thủ quy trình chuẩn: Xác định khoản nợ – Nhắc nhở – Thương lượng – Thông báo lần cuối – Khởi kiện.
Không phân loại nợ và áp dụng sai phương thức thu hồi nợ
Doanh nghiệp thường áp dụng cùng một cách thức cho tất cả các khoản nợ, bất kể đó là nợ đến hạn, nợ quá hạn hay nợ khó đòi, khiến quy trình thu hồi nợ kém hiệu quả. Để tránh Những Sai Lầm Phổ Biến Khiến Doanh Nghiệp Thất Bại Trong Thu Hồi Nợ Cuối Năm, doanh nghiệp nên phân nhóm các khoản nợ như sau: Nợ đến hạn – ưu tiên nhắc nợ, gửi thông báo và thương lượng; Nợ quá hạn – cần có thư yêu cầu thanh toán chính thức, cảnh báo hậu quả pháp lý; Nợ khó đòi – xem xét biện pháp khởi kiện. Việc phân loại nợ chính xác giúp doanh nghiệp chọn đúng biện pháp thu hồi nợ, vừa tiết kiệm thời gian, vừa hạn chế rủi ro pháp lý. Đây là yếu tố quan trọng để không rơi vào thất bại trong thu hồi nợ cuối năm do áp dụng sai phương thức, biện pháp thu hồi nợ.
Thiếu kỹ năng đàm phán và thương lượng với bên nợ
Doanh nghiệp thường chỉ tập trung vào việc thu hồi nợ mà không tìm hiểu nguyên nhân chậm thanh toán của bên nợ. Kết quả là quá trình đàm phán và thương lượng trở nên căng thẳng, gây đổ vỡ quan hệ hợp tác giữa hai bên. Để tránh Những Sai Lầm Phổ Biến Khiến Doanh Nghiệp Thất Bại Trong Thu Hồi Nợ Cuối Năm, doanh nghiệp cần áp dụng chiến lược thương lượng mềm dẻo như tôn trọng, lắng nghe khó khăn của đối tác; Đề xuất phương án linh hoạt như chia nhỏ khoản nợ hoặc gia hạn thời gian thanh toán (nếu không ảnh hưởng đến doanh nghiệp). Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên phân loại các bên nợ theo mức độ hợp tác để lựa chọn cách tiếp cận phù hợp. Với bên nợ thiện chí, có thể duy trì liên lạc thường xuyên và tạo lộ trình thanh toán hợp lý. Với bên nợ thiếu hợp tác, cần gửi thông báo chính thức làm căn cứ trước khi áp dụng các biện pháp mạnh hơn. Sau khi đàm phán và thương lượng, doanh nghiệp nên lập biên bản thương lượng hoặc lập phụ lục cho hợp đồng, phải có chữ ký, đóng dấu của các bên. Việc này sẽ là chứng cứ pháp lý quan trọng trong trường hợp tranh chấp phát sinh sau này và doanh nghiệp phải chọn thu hồi nợ bằng pháp lý.
Khi quá trình đàm phán và thương lượng được tiến hành chuyên nghiệp, có cơ sở pháp lý, lưu giữ các căn cứ và thiện chí, doanh nghiệp không chỉ tăng khả năng thu hồi nợ cuối năm, mà còn giữ vững uy tín, mối quan hệ thương mại và hạn chế tối đa rủi ro pháp lý phát sinh. Ngược lại, thiếu kỹ năng xử lý trong giai đoạn thương lượng thường là nguyên nhân gián tiếp khiến doanh nghiệp thất bại trong thu hồi nợ cuối năm, vừa mất vốn vừa ảnh hưởng nghiêm trọng đến danh tiếng và uy tín của doanh nghiệp.
Không chuẩn bị hồ sơ pháp lý đầy đủ trước khi thu hồi nợ bằng khởi kiện
Khi doanh nghiệp đã nỗ lực nhắc nhở, đàm phán và thương lượng với bên nợ nhưng vẫn không thể thu hồi nợ thành công, khởi kiện là biện pháp cuối cùng doanh nghiệp có thể lựa chọn. Tuy nhiên, một trong Những Sai Lầm Phổ Biến Khiến Doanh Nghiệp Thất Bại Trong Thu Hồi Nợ Cuối Năm là nộp đơn khởi kiện mà không chuẩn bị đủ hồ sơ pháp lý kèm theo. Thông thường, hồ sơ khởi kiện cần có: Hợp đồng; Chứng từ giao nhận, hóa đơn, thư yêu cầu thanh toán, biên bản đối chiếu công nợ và tài liệu chứng minh tư cách pháp lý của doanh nghiệp như giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đầu tư. Việc thiếu tài liệu sẽ dẫn đến việc tòa án sẽ có yêu cầu doanh nghiệp nộp bổ sung làm kéo dài thời gian xử lý vụ án. Để tránh tình trạng này, cần lập danh mục hồ sơ, sao y chứng thực và sắp xếp logic theo trình tự phát sinh nghĩa vụ thanh toán để đảm bảo không bỏ sót tài liệu.
Bỏ qua giai đoạn thi hành án sau khi có bản án có hiệu lực
Nhiều doanh nghiệp cho rằng khi có bản án có hiệu lực thì vụ việc đã kết thúc, nhưng thực tế doanh nghiệp mới chỉ đi được một nửa quá trình thu hồi nợ. Một trong Những Sai Lầm Phổ Biến Khiến Doanh Nghiệp Thất Bại Trong Thu Hồi Nợ Cuối Năm là không tiếp tục theo dõi giai đoạn thi hành án. Theo quy định pháp luật, doanh nghiệp có quyền yêu cầu thi hành án trong thời hạn 5 năm[2]. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp không kịp thời nộp đơn hoặc theo dõi tiến trình, tài sản của bên nợ có thể bị tẩu tán, khiến việc thu hồi nợ trở nên bất khả thi. Vì vậy, doanh nghiệp cần chủ động yêu cầu cơ quan thi hành án, phối hợp cung cấp thông tin, giám sát và yêu cầu áp dụng biện pháp cưỡng chế khi cần thiết. Đây là bước quan trọng để tránh thất bại trong thu hồi nợ dù doanh nghiệp đã thắng kiện.
Tóm lại, để hạn chế Những Sai Lầm Phổ Biến Khiến Doanh Nghiệp Thất Bại Trong Thu Hồi Nợ Cuối Năm, doanh nghiệp nên xây dựng chiến lược thu hồi công nợ chuyên nghiệp, tuân thủ pháp luật và có sự hỗ trợ của chuyên gia. Cụ thể: (i) Theo dõi công nợ thường xuyên, đối chiếu định kỳ, không để dồn nợ đến cuối năm, chủ động xây dựng quy trình quản lý công nợ nội bộ chặt chẽ, bao gồm việc phân loại khách hàng theo mức độ rủi ro, quy định thời hạn tín dụng tối đa, và thiết lập hệ thống cảnh báo sớm khi có dấu hiệu chậm thanh toán.; (ii) Soạn hợp đồng rõ ràng, quy định cụ thể lãi suất, thời hạn và phạt chậm trả; (iii) Lưu trữ chứng từ, biên bản, thư yêu cầu thanh toán đầy đủ; Thực hiện quy trình thương lượng thiện chí trước khi khởi kiện; (iv) Tham vấn luật sư hoặc đơn vị tư vấn pháp lý để đảm bảo các bước thu hồi công nợ được thực hiện đúng quy định pháp luật, hạn chế tối đa rủi ro pháp lý và các tranh chấp phát sinh.
Trên đây là nội dung khái quát liên quan đến Những Sai Lầm Phổ Biến Khiến Doanh Nghiệp Thất Bại Trong Thu Hồi Nợ Cuối Năm mà Phước và Các Cộng Sự chia sẻ đến bạn đọc. Nếu Quý khách hàng gặp bất kỳ khó khăn nào liên quan đến lĩnh vực pháp lý, vui lòng liên hệ chúng tôi. Phước và Các Cộng Sự là một công ty luật được thành lập tại Việt Nam và hiện có gần 100 thành viên đang làm việc tại ba văn phòng Thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội và Đà Nẵng. Phước và Các Cộng Sự cũng được đánh giá là một trong những công ty luật có đội ngũ nhân viên chuyên sâu trong lĩnh vực pháp lý hàng đầu tại Việt Nam mà có các lĩnh vực hành nghề được đánh giá đứng đầu trên thị trường pháp lý như Lao động và Việc làm, Thuế, Mua bán và Sáp nhập, Tranh tụng. Chúng tôi tự tin là một trong những Công ty Luật cung cấp dịch vụ pháp lý tốt nhất đến Quý khách hàng.
[1] Điều 38 Bộ luật Dân sự 2015; Điều 7.3(a), Điều 4.2 Nghị định 144/2021/NĐ-CP
[2] Điều 7.1(a), Điều 30.1 Luật Thi hành án dân sự 2008 (được sửa đổi, bổ sung 2024)
