Để đưa việc sử dụng hóa đơn điện tử (“HĐĐT”) vào thực tiễn, Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC (“Thông tư 78”) vào ngày 17/9/2021 hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ, quy định về hóa đơn và chứng từ (“Nghị định 123”), trong đó có quy định thời hạn bắt buộc áp dụng HĐĐT là từ ngày 01/7/2022[1], nổi bật nhất có thể nói là nội dung quy định doanh nghiệp phải “xuất HĐĐT trong ngày” trừ một số trường hợp theo quy định của pháp luật[2]. Tại hội nghị công bố triển khai HĐĐT ngày 21/11/2021 do Tổng cục Thuế tổ chức, Phó thủ tướng Lê Minh Khái cho rằng thực hiện HĐĐT góp phần tạo thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp trong việc kê khai, nộp thuế, giúp doanh nghiệp giảm chi phí hơn so với sử dụng hóa đơn giấy, giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính thuế[3]. Đặc biệt hơn nữa, việc triển khai hệ thống HĐĐT còn có ý nghĩa quan trọng trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu lớn (big data), mấu chốt của chuyển đổi số không chỉ đối với cơ quan thuế mà còn đối với cả doanh nghiệp và nền kinh tế, góp phần quan trọng trong việc phát triển Chính phủ điện tử, đổi mới công tác quản lý Nhà nước[4].
Tuy nhiên, để thay đổi một cơ chế đã tồn tại lâu năm rõ ràng là một thách thức lớn. Theo thống kê của Tổng cục Thuế đến cuối tháng 12/2021 đối với 263.182 doanh nghiệp[5] đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, chiếm 71% tổng số các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế của 06 Tỉnh, Thành phố thí điểm HĐĐT theo quy định mới, việc xuất HĐĐT có mã của cơ quan thuế đã phát sinh một số vướng mắc. Trong phạm vi bài viết này, tác giả sẽ phân tích những vướng mắt đó và đưa ra những đánh giá, đề xuất có liên quan đến quy định “phải xuất HĐĐT trong ngày”.
HĐĐT có mã của cơ quan thuế
HĐĐT có mã của cơ quan thuế được hiểu là loại HĐĐT phải được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua[6].
Theo Luật Quản lý thuế, sẽ có 03 trường hợp sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế đó là[7]: (i) doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; (ii) trường hợp có rủi ro về thuế cao theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính; và (iii) nếu đang sử dụng hóca đơn không có mã nhưng lại có nhu cầu sử dụng hóa đơn có mã.
Như vậy, không chỉ có các doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế phải sử dụng HĐĐT có mã[8] mà phần lớn các doanh nghiệp (chẳng hạn như kinh doanh ăn uống,..) đều phải sử dụng loại hóa đơn này.
Phải xuất Hóa Đơn Điện Tử trong ngày
Theo quy định mới về HĐĐT tại Nghị định 123 và Thông tư 78, hầu hết các doanh nghiệp không được xuất hóa đơn cách số hay lùi ngày. Nghĩa là, sau khi nhập dữ liệu và xuất hóa đơn, doanh nghiệp sẽ thực hiện ký số và gửi lên cơ quan thuế để được cấp mã cho HĐĐT. Sau khi đã có mã trên HĐĐT, doanh nghiệp sẽ gửi hóa đơn cho người mua[9]. Đồng thời, tất cả các hóa đơn bán hàng của doanh nghiệp phải được xuất trước 0 giờ cùng ngày[10]. Quy trình dưới đây miêu tả cụ thể quy trình xuất HĐĐT:
Ngoài ra, Thông tư 78 cũng bổ sung thêm quy định hướng dẫn đối với loại HĐĐT có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, cụ thể: (i) các HĐĐT này phải đảm bảo nguyên tắc quy định tại Điều 11 Nghị định 123[11] và (ii) người bán khi sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế thì có trách nhiệm chuyển dữ liệu HĐĐT có mã của cơ quan thuế đã khởi tạo từ máy tính tiền cho cơ quan thuế ngay trong ngày thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu điện tử[12].
Những điểm bất cập
Theo nội dung nêu trên, việc xuất HĐĐT có mã của cơ quan thuế phải được thực hiện trong ngày, cụ thể, ngay tại thời điểm xuất hóa đơn, doanh nghiệp phải lập tức gửi HĐĐT lên cơ quan thuế để đảm bảo HĐĐT có giá trị pháp lý. Tuy nhiên, quy định trên lại vướng phải một số vấn đề sau:
- Thứ nhất, đối với những trường hợp có giao dịch diễn ra vào cuối ngày thì sẽ không thể đáp ứng được nguồn nhân lực luôn túc trực 24/24 để ngay lập tức lập, xuất HĐĐT và gửi cho cơ quan thuế trước 0 giờ cùng ngày[13];
- Thứ hai, việc một số lượng hóa đơn khổng lồ phải xếp hàng chờ cơ quan thuế cấp cho một cái mã thì mới xuất được hóa đơn sẽ mang lại khả năng nghẽn mạch rất cao. Nếu có nghẽn mạch xảy ra hoặc hệ thống cấp mã bị lỗi hay quá tải thì việc xác định lỗi để quy trách nhiệm cũng là một vấn đề cần cân nhắc;
- Thứ ba, có quá nhiều quy định đổi mới với lộ trình áp dụng khá gấp rút khiến cho doanh nghiệp bị lúng túng, không thể thích nghi nhanh và kịp thời đáp ứng và dẫn theo đó là nhiều hệ lụy chẳng hạn như sự tiêu cực của các quy định pháp luật mới, làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nhất là trong thời buổi kinh tế khó khăn do đại dịch Covid-19 như hiện nay; và
- Thứ tư, các quy định mới về HĐĐT còn thiếu sự phân hóa đối với từng nhóm đối tượng, đặc biệt là đối các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Ý kiến và đề xuất
Nhận thức rõ tầm quan trọng của HĐĐT trong công tác quản lý thuế nói riêng và quản lý nhà nước nói chung, thời gian qua, các đơn vị thuộc Bộ, đặc biệt là Tổng cục Thuế đã hết sức nỗ lực, quyết tâm vào cuộc, triển khai quyết liệt các nhiệm vụ nhằm sớm đưa HĐĐT vào cuộc sống[14]. Việc triển khai hệ thống HĐĐT thành công sẽ là bước đệm quan trọng tạo nền tảng cơ sở dữ liệu để thực hiện quản lý thuế trên nền tảng số và tăng tốc trong công cuộc chuyển đổi số của ngành tài chính[15].
Để làm được điều này, trước tiên cần giải quyết những bất cập đang tồn tại để có thể nhận được sự hợp tác và ủng hộ của toàn dân và các doanh nghiệp trong việc triển khai thực hiện. Cụ thể:
- Hoàn thiện quy định pháp luật về HĐĐT theo hướng: (i) mở rộng đối tượng được sử dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế; (ii) miễn trừ trách nhiệm cho doanh nghiệp nếu chậm phát hành HĐĐT nhưng không phải do lỗi của doanh nghiệp (ví dụ: nếu do lỗi hệ thống phần mềm, đường truyền,…), (iii) giới hạn lại thời hạn yêu cầu xuất hóa đơn trong ngày, ví dụ: đối với những giao dịch diễn ra vào cuối ngày (sau 18h – giờ làm việc hành chính) – không thể lập, xuất hóa đơn kịp trong ngày thì phải lập hóa đơn trước 18h của ngày kế tiếp; và (iv) cắt bỏ hoàn toàn quy định xữ phạt xuất hoá đơn không đúng thời điểm trong giai đoạn thí điểm HĐĐT có mã hiện nay cũng như đưa ra lộ trình rõ ràng cho việc áp dụng đối với tất cả các doanh nghiệp áp dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế để tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp nhất là trong đại dịch Covid-19, nền kinh tế gặp khó khăn;
- Rà soát và hoàn thiện các quy định về các hệ thống tài nguyên thông tin, dữ liệu số có tính kết nối, liên thông cao; không chỉ phục vụ công tác quản lý thuế mà còn các lĩnh vực khác;
- Tiếp tục xây dựng, hoàn thiện hơn nữa hệ thống phần mềm quản lý thuế, đường truyền để khắc phục tình trạng hệ thống cấp mã bị lỗi, quá tải. Ngoài ra, cơ quan thuế cũng có thề cân nhắc phát triển nâng cấp tính năng “cấp mã tự động và/hoặc doanh nghiệp có thể chủ động lấy mã cực kỳ nhanh chóng” để bước này không còn là một vấn đề đáng lo của doanh nghiệp;
- Tăng cường công tác thông tin, tuyên truyền, hướng dẫn chi tiết về HĐĐT đến toàn thể nhân dân, cộng đồng doanh nghiệp cũng như mở rộng các kênh tương tác để kịp thời hỗ trợ hiệu quả;
- Phối hợp chặt chẽ với các bộ, cơ quan, địa phương có kế hoạch, phương án, giải pháp cụ thể để triển khai thành công hệ thống HĐĐT, nhất là phối hợp với ngành ngân hàng để thanh toán điện tử, tạo sự minh bạch về tài chính, thuận tiện cho người sử dụng[16];
- Khuyến khích các doanh nghiệp kết hợp sử dụng các phần mềm hóa đơn điện tử tự động để lập HĐĐTvà xuất HĐĐT mọi lúc mọi nơi qua điện thoại di động, website, máy tính; và
- Tăng cường hợp tác quốc tế, đặc biệt là trao đổi thông tin, kinh nghiệm, tranh thủ sự hỗ trợ của đối tác quốc tế để nâng cao năng lực trong nước, đáp ứng yêu cầu về hội nhập, đặc biệt trong lĩnh vực thuế.
[1] Khoản 1 Điều 11 Nghị định 123
[2] Khoản 2 Điều 11 và Khoản 1 Điều 14 Nghị định 123
[3] Tham khảo bài viết: “Kỳ vọng sự đột phá của ngành Thuế trong chuyển đổi số”, Minh Nhật (TBTCVN) đăng trên Trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế
[4] Tham khảo bài viết: “Chính thức kích hoạt hệ thống hoá đơn điện tử”, Bài: Lan Trung – Ảnh: Bùi Dương đăng trên trang thông tin Tổng cục Thuế – Bộ tài chính
[5] Tham khảo bài viết: “Kết quả sau 1 tháng sử dụng hóa đơn điện tử”, Hoài Thu đăng trên trang Cổng thông tin điện tử Thanh tra Bộ tài chính
[6] Khoản 3 Điều 89 Luật Quản lý thuế
[7] Điều 91 Luật Quản lý thuế
[8] Tham khảo thêm bài viết: “Hóa đơn điện tử: doanh nghiệp kêu bị ép”, Ánh Hồng – Lê Thanh đăng Báo Tuổi trẻ
[9] Điều 17 Nghị định 123
[10] Điểm g Khoản 4 Điều 9 Nghị định 123
[11] Khoản 1 Điều 8 Thông tư 78
[12] Điểm d khoản 6 Điều 8 Thông tư 78
[13] Tham khảo thêm bài viết: “Xuất hóa đơn điện tử trong ngày: Doanh nghiệp thức thâu đêm, kế toán xin nghỉ vì quá tải”, Ánh Hồng – Lê Thanh đăng Báo Tuổi trẻ
[14] Tham khảo thêm bài viết: “Hội nghị triển khai Hệ thống hóa đơn điện tử tại 6 tỉnh, Thành phố”, Thúy Hạnh đăng Cổng thông tin điện tử Thanh tra Bộ tài chính
[15] Tham khảo bài viết: “Hóa đơn điện tử đồng hành cùng người nộp thuế”, Hoàng Văn Mạnh – Trung tâm điều hành triển khai HĐĐT, Cục Thuế tỉnh Quảng Ninh đăng trên Trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế
[16] Tham khảo thêm bài viết: “Hội nghị triển khai Hệ thống hóa đơn điện tử tại 6 tỉnh, Thành phố”, Thúy Hạnh đăng Cổng thông tin điện tử Thanh tra Bộ tài chính
