Cuối Năm Và Áp Lực Công Nợ: Doanh Nghiệp Cần Làm Gì Để Thu Hồi Hiệu Quả Mà Vẫn Đúng Luật?

Áp Lực Công Nợ luôn là vấn đề khiến nhiều doanh nghiệp đau đầu, đặc biệt khi bước vào giai đoạn cuối năm – thời điểm dòng tiền trở nên nhạy cảm hơn bao giờ hết. Việc các khoản phải thu chưa được thanh toán đúng hạn dễ dẫn đến tình trạng tắc nghẽn dòng tiền, khiến doanh nghiệp vừa chịu áp lực chi trả lương, thưởng Tết cho người lao động, vừa gặp khó khăn trong việc xoay vòng vốn cho kế hoạch sản xuất, kinh doanh của năm tiếp theo. Do đó, thu hồi công nợ cuối năm chính là nhu cầu cấp thiết nhằm đảm bảo dòng tiền ổn định. Tuy nhiên, làm thế nào để thu hồi công nợ hiệu quả mà vẫn đúng luật thì không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách thực hiện. Nếu thiếu quy trình phù hợp, việc đòi nợ có thể dẫn đến tranh chấp, ảnh hưởng uy tín hoặc vi phạm quy định pháp luật. Chính vì vậy, bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn đọc góc nhìn toàn diện, sâu sắc về vấn đề: Cuối Năm Và Áp Lực Công Nợ: Doanh Nghiệp Cần Làm Gì Để Thu Hồi Hiệu Quả Mà Vẫn Đúng Luật để duy trì được mối quan hệ hợp tác bền vững với khách hàng.

Công nợ là gì? Thu hồi công nợ hiệu quả là như thế nào?

Công nợ là khoản tiền phát sinh khi một cá nhân hoặc doanh nghiệp thực hiện các giao dịch mua bán, trao đổi hàng hóa, dịch vụ, hoặc trong kỳ thanh toán với một cá nhân, doanh nghiệp khác, nhưng không trả (hoặc không trả đủ) tại thời điểm đó mà phải chuyển sang kỳ thanh toán sau. Công nợ có thể xảy ra giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp, cũng có thể là công nợ giữa cá nhân với doanh nghiệp hoặc cá nhân với cá nhân. Việc quản lý công nợ có vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp vì khi công nợ bị tồn đọng kéo dài, đặc biệt là các khoản nợ khó đòi, doanh nghiệp sẽ đối mặt với nguy cơ thiếu hụt vốn lưu động, ảnh hưởng đến uy tín thương mại và khả năng phát triển bền vững.

Hiện nay có rất nhiều hình thức thu hồi nợ khác nhau với các ưu và nhược điểm riêng, trong đó nhìn chung có hai cách là (i) thu hồi nợ bằng pháp lý và (ii) thu hồi nợ bằng thương lượng. Để giải quyết tình trạng Cuối Năm Và Áp Lực Công Nợ, doanh nghiệp cần lựa chọn giải pháp, hình thức phù hợp để thu hồi nợ phù hợp và hợp pháp, bảo đảm các khoản phải thu được thanh toán đầy đủ, đúng thời hạn, đồng thời tối ưu hóa chi phí và thời gian xử lý mà vẫn duy trì tinh thần hợp tác và thiện chí thương mại với bên nợ nhằm bảo vệ mối quan hệ kinh doanh lâu dài.

Giải quyết tình trạng Cuối Năm Và Áp Lực Công Nợ hiệu quả

Theo Bộ luật Dân sự 2015[1], quyền được thanh toán đầy đủ và đúng thời hạn là quyền dân sự hợp pháp của bên có quyền, được pháp luật bảo vệ và quy định rõ ràng nhằm bảo đảm sự công bằng, minh bạch trong các quan hệ giao dịch và hợp đồng. Tuy nhiên, quá trình thu hồi nợ phải được thực hiện trên cơ sở pháp luật và thiện chí thương mại, tránh hành vi vi phạm pháp luật như đe dọa, xúc phạm danh dự hoặc công khai thông tin cá nhân của bên nợ. Vì vậy, để giải quyết tình trạng Cuối Năm Và Áp Lực Công Nợ qua việc thu hồi nợ hiệu quả mà vẫn đúng luật, doanh nghiệp có thể tham khảo thực hiện theo quy trình gồm 5 bước sau đây:

Bước 1 – Rà soát và phân loại công nợ

Trước khi tiến hành thu hồi, doanh nghiệp cần rà soát toàn bộ sổ sách, chứng từ, hợp đồng để xác định rõ: (i) Các khoản nợ đến hạn, quá hạn và nợ khó đòi; (ii) Số tiền, thời điểm phát sinh, lãi chậm trả (nếu có); (iii) Mức độ rủi ro và khả năng thu hồi của từng khoản. Việc phân loại này giúp doanh nghiệp ưu tiên xử lý các khoản có giá trị lớn hoặc có khả năng thu hồi cao, tránh dàn trải nguồn lực. Đồng thời, doanh nghiệp nên lập bảng theo dõi chi tiết từng khách hàng, có cột ghi chú về tình trạng liên hệ, phản hồi và biện pháp dự kiến áp dụng.

Bước 2 – Liên hệ nhắc nợ

Sau khi xác định danh sách các khoản công nợ, doanh nghiệp cần chủ động liên hệ và gửi lời nhắc nhở đến khách hàng. Việc nhắc nợ nên được tiến hành một cách tế nhị, tôn trọng nhưng kiên quyết, nhằm duy trì thiện chí hợp tác trong khi vẫn đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể sử dụng Thư nhắc nợ/Thư yêu cầu bao gồm các nội dung như sau: Thông tin hợp đồng hoặc giao dịch liên quan; Số tiền còn nợ và thời hạn thanh toán; Hậu quả pháp lý nếu không thanh toán đúng hạn. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể liên hệ qua điện thoại hoặc email để trao đổi trực tiếp. Khi thực hiện, cần lưu lại toàn bộ bằng chứng trao đổi nhằm phục vụ cho các bước pháp lý sau này (nếu cần). Dựa vào những thông tin trong hợp đồng, doanh nghiệp tiến hành thu thập địa chỉ, số điện thoại, email và các thông tin liên lạc khác của bên nợ, tìm hiểu tình hình tài chính, tài sản, nguồn thu nhập của bên nợ nhằm đánh giá khả năng thanh toán.

Bước 3 – Đàm phán và thương lượng

Thương lượng là phương thức được nhiều doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn nhờ các ưu điểm như đơn giản, linh hoạt, tiết kiệm chi phí, không bị ràng buộc bởi các thủ tục pháp lý phức tạp, đồng thời giúp bảo mật thông tin kinh doanh và duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài. Do đó, doanh nghiệp nên ưu tiên thương lượng trước khi cân nhắc áp dụng các biện pháp pháp lý.

Nếu quá trình đàm phán cho thấy bên nợ có thiện chí hợp tác, doanh nghiệp có thể đề xuất các giải pháp linh hoạt như: gia hạn thời gian thanh toán, cho phép thanh toán theo từng đợt, giảm một phần lãi chậm trả hoặc áp dụng chiết khấu cho thanh toán sớm.

Trường hợp hai bên đạt được thỏa thuận, doanh nghiệp cần lập biên bản thỏa thuận bổ sung (nếu có nội dung mới) và yêu cầu bên nợ ký xác nhận. Văn bản này phải nêu rõ số tiền phải thanh toán, thời hạn và phương thức thanh toán, đồng thời được ký tên, đóng dấu đầy đủ để đảm bảo giá trị pháp lý và có thể được sử dụng làm chứng cứ nếu tranh chấp phát sinh sau này.

Bước 4 – Gửi thông báo cuối cùng

Nếu việc thương lượng không đạt kết quả hoặc bên nợ cố tình né tránh, không hợp tác, doanh nghiệp nên gửi Thông báo cuối cùng về việc thanh toán. Văn bản này cần thể hiện rõ: Tổng số tiền nợ, lãi chậm trả và thời hạn thanh toán, hậu quả pháp lý khi không thực hiện nghĩa vụ, thời hạn cuối cùng để khắc phục (thường 5–7 ngày). Việc gửi thông báo cuối cùng không chỉ thể hiện thiện chí giải quyết của doanh nghiệp, mà còn giúp doanh nghiệp chứng minh đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nhắc nhở và thương lượng, là yếu tố quan trọng để bảo vệ quyền lợi hợp pháp trong trường hợp khởi kiện tại tòa án.

Bước 5 – Khởi kiện ra tòa và thực thi quyết định của tòa án

Khi đã thực hiện các bước trên mà vẫn không đạt kết quả, doanh nghiệp có thể tiến hành khởi kiện tại tòa án có thẩm quyền, áp dụng hình thức thu hồi nợ bằng pháp lý, doanh nghiệp cần làm những việc sau:

Kiểm tra và xem xét lần cuối: Trước khi tiến hành khởi kiện, doanh nghiệp cần thực hiện bước rà soát, xem xét lần cuối nhằm đảm bảo rằng bên nợ thực sự đã vi phạm nghĩa vụ thanh toán theo hợp đồng. Việc này bao gồm đối chiếu lại toàn bộ chứng từ, hợp đồng, biên bản xác nhận công nợ, thư nhắc nợ và các thông tin liên lạc giữa hai bên.
Chuẩn bị Hồ sơ khởi kiện: Hồ sơ khởi kiện gồm: Đơn khởi kiện; Tài liệu chứng cứ như hợp đồng, phụ lục, chứng từ chứng minh nghĩa vụ thanh toán, Biên bản, hóa đơn, email hoặc thư nhắc nợ và các tài liệu khác chứng minh tư cách pháp lý của doanh nghiệp như Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đầu tư.
Nộp đơn khởi kiện và tham gia tố tụng: Sau khi hoàn thiện hồ sơ khởi kiện, doanh nghiệp nộp đơn khởi kiện tại tòa án có thẩm quyền để yêu cầu bên nợ thanh toán. Tiếp đó, doanh nghiệp thực hiện quyền và nghĩa vụ tham gia tố tụng theo quy định, bao gồm cung cấp chứng cứ, tham dự phiên hòa giải và phiên tòa, nhằm bảo vệ quyền lợi hợp pháp và yêu cầu tòa án buộc bên nợ thực hiện nghĩa vụ thanh toán. Sau khi tòa án ra bản án hoặc quyết định có hiệu lực, nếu bên nợ vẫn không thực hiện nghĩa vụ của mình, doanh nghiệp có quyền nộp Đơn đề nghị thi hành án theo quy định pháp luật.

Tóm lại, trong bối cảnh Cuối Năm Và Áp Lực Công Nợ và nhu cầu tất toán các khoản nợ, doanh nghiệp cần chủ động triển khai quy trình thu hồi nợ một cách bài bản, linh hoạt và tuân thủ pháp luật. Việc kết hợp giữa thiện chí thương lượng và biện pháp pháp lý phù hợp không chỉ giúp đảm bảo quyền lợi tài chính mà còn duy trì được uy tín, hình ảnh và mối quan hệ hợp tác lâu dài với khách hàng. Quản lý công nợ hiệu quả không chỉ là giải pháp tình thế cuối năm mà còn là chiến lược tài chính bền vững, góp phần củng cố nền tảng ổn định cho hoạt động sản xuất, kinh doanh trong năm mới.

Trên đây là nội dung khái quát liên quan đến Cuối Năm Và Áp Lực Công Nợ: Doanh Nghiệp Cần Làm Gì Để Thu Hồi Hiệu Quả Mà Vẫn Đúng Luật? mà Phước và Các Cộng Sự chia sẻ đến bạn đọc. Nếu Quý khách hàng gặp bất kỳ khó khăn nào liên quan đến lĩnh vực pháp lý, vui lòng liên hệ chúng tôi. Phước và Các Cộng Sự là một công ty luật được thành lập tại Việt Nam và hiện có gần 100 thành viên đang làm việc tại ba văn phòng Thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội và Đà Nẵng. Phước và Các Cộng Sự cũng được đánh giá là một trong những công ty luật có đội ngũ nhân viên chuyên sâu trong lĩnh vực pháp lý hàng đầu tại Việt Nam mà có các lĩnh vực hành nghề được đánh giá đứng đầu trên thị trường pháp lý như Lao động và Việc làm, Thuế, Mua bán và Sáp nhập, Tranh tụng. Chúng tôi tự tin là một trong những Công ty Luật cung cấp dịch vụ pháp lý tốt nhất đến Quý khách hàng.

[1] Điều 440.1, Điều 466.1 Bộ luật Dân sự 2015

Summary