5 Bước Thu Hồi Nợ Thương Mại An Toàn Theo Quy Định Pháp Luật Việt Nam

Thu Hồi Nợ Thương Mại An Toàn Theo Quy Định Pháp Luật Việt Nam là hoạt động cần thiết nhằm bảo đảm quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp trong các giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc hợp đồng hợp tác thương mại. Quá trình này không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo dòng tiền ổn định, mà còn giảm thiểu rủi ro tài chính và tranh chấp pháp lý. Tuy nhiên, nếu thực hiện sai cách, thu hồi nợ có thể khiến doanh nghiệp mất uy tín, vi phạm pháp luật hoặc bị xử lý hành chính. Do đó, việc Thu Hồi Nợ Thương Mại An Toàn Theo Quy Định Pháp Luật Việt Nam là yếu tố then chốt để doanh nghiệp vừa đạt hiệu quả kinh tế, vừa duy trì quan hệ hợp tác với đối tác. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn đọc góc nhìn toàn diện, sâu sắc về 5 Bước Thu Hồi Nợ Thương Mại An Toàn Theo Quy Định Pháp Luật Việt Nam.

Thu hồi nợ thương mại là gì?

Thu hồi nợ thương mại là quá trình do doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân thực hiện để đòi lại các khoản tiền còn phải thu từ khách hàng, đối tác, hay bên mua hàng phát sinh trong hoạt động kinh doanh, thương mại như hoạt động mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hợp đồng hợp tác.

Các biện pháp thu hồi nợ thương mại bao gồm: thương lượng và đàm phán; hòa giải hoặc lựa chọn biện pháp pháp lý là khởi kiện ra cơ quan giải quyết tranh chấp, với phương thức phổ biến là khởi kiện ra Tòa án. Việc chọn biện pháp phù hợp cần dựa trên giá trị khoản nợ, thái độ hợp tác của bên nợ và mục tiêu kinh doanh. Mỗi biện pháp luôn tồn tại ưu và nhược điểm khác nhau. Để Thu Hồi Nợ Thương Mại An Toàn Theo Quy Định Pháp Luật Việt Nam đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các bước cụ thể và các quy định pháp luật Việt Nam nhằm đảm bảo tính hợp pháp, an toàn và hiệu quả.

Việc Thu Hồi Nợ Thương Mại An Toàn Theo Quy Định Pháp Luật Việt Nam không chỉ giúp doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh chóng và hợp pháp, mà còn góp phần nâng cao tính chuyên nghiệp trong quản trị tài chính. Ngoài ra, việc tuân thủ đúng pháp luật giúp doanh nghiệp: giảm thiểu nguy cơ tranh chấp hoặc bị khiếu kiện ngược, bảo vệ uy tín thương mại, giữ được quan hệ hợp tác với đối tác, và quan trọng hơn hết là tránh vi phạm pháp luật trong quá trình thu hồi nợ thương mại.

5 Bước Thu Hồi Nợ Thương Mại An Toàn Theo Quy Định Pháp Luật Việt Nam

Bước 1 – Rà soát, xác định khoản nợ và thông tin bên nợ

Trước khi tiến hành thu hồi nợ, doanh nghiệp cần xác định chính xác khoản nợ và thông tin bên nợ. Bước này bao gồm: kiểm tra hợp đồng thương mại và các phụ lục đi kèm để xác định điều khoản thanh toán, thời hạn, phương thức và lãi chậm trả. Theo đó, đối chiếu công nợ giữa hai bên, thu thập chứng từ, hóa đơn, biên bản giao nhận hàng hóa, biên bản nghiệm thu, xác nhận thanh toán (nếu có);

Căn cứ trên các thông tin được ghi nhận trong hợp đồng và hồ sơ giao dịch, chủ nợ cần thu thập đầy đủ thông tin liên hệ của bên nợ như địa chỉ, số điện thoại, email và các kênh liên lạc khác. Song song đó, doanh nghiệp nên tìm hiểu, đánh giá tình hình tài chính, tài sản và nguồn thu nhập của bên nợ để xác định khả năng thanh toán thực tế, từ đó lựa chọn biện pháp thu hồi phù hợp và khả thi nhất và cuối cùng là đánh giá thời hiệu khởi kiện theo quy định pháp luật (phòng trường hợp phải khởi kiện).

Bước 2 – Liên hệ nhắc nhở bên nợ

Sau khi xác định rõ khoản nợ, doanh nghiệp thu hồi nợ bằng việc gửi Thư yêu cầu thanh toán/ Thư nhắc nợ đến bên nợ. Văn bản này cần thể hiện rõ: Số tiền nợ, thời hạn thanh toán và hậu quả pháp lý nếu bên nợ không thực hiện đúng hạn. Thư yêu cầu thanh toán/ Thư nhắc nợ nên được gửi bằng văn bản, có xác nhận hoặc bằng đường bưu điện bảo đảm, để làm chứng cứ chứng minh việc doanh nghiệp đã thông báo cho bên nợ.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể liên hệ trực tiếp qua điện thoại hoặc gặp gỡ để nhắc nợ, nhưng cần thể hiện thái độ chuyên nghiệp, tôn trọng, tránh gây sức ép hoặc đe dọa. Đây cũng là cách thể hiện thiện chí hợp tác và cơ hội thương lượng mềm dẻo trước khi chuyển sang biện pháp thu hồi nợ bằng con đường pháp lý. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể liên hệ với bên nợ qua email để trao đổi thêm. Lưu ý là tất cả quá trình nhắc nợ cần được lưu lại nhằm phục vụ cho việc chứng minh sau này.

Bước 3 – Đàm phán, thương lượng

Nếu bên nợ có thiện chí hợp tác, doanh nghiệp nên ưu tiên biện pháp thu hồi nợ bằng con đường đàm phán và thương lượng. Các bên có thể thỏa thuận phương án thanh toán phù hợp với khả năng tài chính của bên nợ, chẳng hạn như: gia hạn thời gian thanh toán; chia nhỏ khoản nợ để trả theo kỳ; miễn hoặc giảm lãi chậm trả khi bên nợ thực hiện đúng cam kết mới.

Trường hợp đạt được thống nhất, doanh nghiệp cần lập biên bản thỏa thuận hoặc phụ lục hợp đồng bổ sung, trong đó ghi rõ: số tiền phải thanh toán; thời hạn và phương thức thanh toán; cam kết của các bên về việc thực hiện nghĩa vụ. Biên bản này phải được lập thành văn bản, có chữ ký và đóng dấu của các bên để đảm bảo giá trị pháp lý.

Bước 4 – Gửi thông báo cuối cùng

Nếu sau quá trình đàm phán và thương lượng bên nợ vẫn không thực hiện nghĩa vụ thanh toán. Doanh nghiệp cần gửi thông báo cuối cùng trước khi đi tới bước thu hồi nợ bằng con đường khởi kiện. Thông báo này cần nêu rõ: tổng số tiền còn nợ (bao gồm cả lãi chậm trả nếu có); thời hạn cuối cùng để thanh toán; và hậu quả pháp lý nếu bên nợ không khắc phục đúng thời hạn.

Đây là bước mang tính cảnh báo quan trọng, thể hiện rằng doanh nghiệp đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thiện chí trước khi khởi kiện. Việc gửi thông báo cuối cùng không chỉ nhằm nhắc nhở và tạo cơ hội cuối cùng cho bên nợ thực hiện nghĩa vụ, mà còn đóng vai trò làm chứng cứ quan trọng chứng minh doanh nghiệp đã hành xử đúng quy định, có thái độ hợp tác và minh bạch trong quá trình thu hồi nợ. Trong nhiều trường hợp, chính thông báo này là yếu tố thúc đẩy bên nợ thực hiện nghĩa vụ thanh toán để tránh bị kiện ra tòa hoặc bị ảnh hưởng uy tín thương mại.

Bước 5 – Khởi kiện tại cơ quan giải quyết tranh chấp và yêu cầu thi hành án (nếu có)

Khi mọi biện pháp thương lượng đều không đạt kết quả, doanh nghiệp có thể khởi kiện bên nợ ra cơ quan giải quyết tranh chấp, với phương thức phổ biến là khởi kiện ra Tòa án có thẩm quyền để thu hồi nợ theo quy định của Bộ luật Tố tụng dân sự 2015.

Hồ sơ khởi kiện bao gồm: (i) Đơn khởi kiện[1]; (ii) Hợp đồng, phụ lục, chứng từ, hóa đơn liên quan; (iii) Biên bản đối chiếu công nợ, thông báo, thư yêu cầu thanh toán; (iv) và các tài liệu chứng minh tư cách pháp lý của doanh nghiệp như Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đầu tư.

Sau khi bản án hoặc quyết định của tòa có hiệu lực, nếu bên nợ vẫn không tự nguyện thi hành trong thời hạn tự nguyện thi hành án theo quy định tại Điều 45 Luật Thi hành án Dân sự 2008 (sửa, đổi, bổ sung 2024), doanh nghiệp có thể yêu cầu cơ quan thi hành án dân sự áp dụng biện pháp cưỡng chế[2]. Theo đó, biện pháp cưỡng chế thi hành án bao gồm khấu trừ tiền trong tài khoản; thu hồi, xử lý tiền, giấy tờ có giá của bên nợ; kê biên, xử lý tài sản của bên nợ; và khai thác tài sản của bên nợ[3].

Tóm lại, để thu hồi nợ đạt hiệu quả, doanh nghiệp cần kết hợp sự linh hoạt trong thương lượng và sự chặt chẽ về pháp lý. Trong mọi trường hợp, doanh nghiệp nên tránh sử dụng biện pháp vi phạm pháp luật như đe dọa, cưỡng ép hay công khai thông tin bên nợ, vì những hành vi này có thể dẫn đến việc doanh nghiệp bị xử phạt hành chính hoặc xử lý hình sự. Ngoài ra, cần xây dựng hệ thống quản lý công nợ nội bộ minh bạch, cập nhật công nợ định kỳ, phân loại nợ theo mức độ rủi ro để có biện pháp xử lý kịp thời. Việc soạn thảo hợp đồng rõ ràng, quy định cụ thể điều khoản thanh toán, phạt chậm trả và lãi suất nợ quá hạn cũng giúp hạn chế tranh chấp.

Đặc biệt, trong các vụ việc phức tạp, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến luật sư hoặc đơn vị tư vấn pháp lý chuyên nghiệp, nhằm xây dựng chiến lược thu hồi phù hợp, tiết kiệm chi phí và thời gian, đồng thời bảo đảm tính pháp lý xuyên suốt trong toàn bộ quy trình.

Trên đây là nội dung khái quát liên quan đến 5 Bước Thu Hồi Nợ Thương Mại An Toàn Theo Quy Định Pháp Luật Việt Nam mà Phước và Các Cộng Sự chia sẻ đến bạn đọc. Nếu Quý khách hàng gặp bất kỳ khó khăn nào liên quan đến lĩnh vực pháp lý, vui lòng liên hệ chúng tôi. Phước và Các Cộng Sự là một công ty luật được thành lập tại Việt Nam và hiện có gần 100 thành viên đang làm việc tại ba văn phòng Thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội và Đà Nẵng. Phước và Các Cộng Sự cũng được đánh giá là một trong những công ty luật có đội ngũ nhân viên chuyên sâu trong lĩnh vực pháp lý hàng đầu tại Việt Nam mà có các lĩnh vực hành nghề được đánh giá đứng đầu trên thị trường pháp lý như Lao động và Việc làm, Thuế, Mua bán và Sáp nhập, Tranh tụng. Chúng tôi tự tin là một trong những Công ty Luật cung cấp dịch vụ pháp lý tốt nhất đến Quý khách hàng.

[1] Điều 189 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015

[2] Điều 46 Luật Thi hành án Dân sự 2008 (sửa, đổi, bổ sung 2024)